Marketo アクティビティデータ保持期限ポリシー - 技術詳細説明 | Community
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Tatsuya_Nitta
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April 11, 2018

Marketo アクティビティデータ保持期限ポリシー - 技術詳細説明

  • April 11, 2018
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概要

2018年8月15日 から Marketo のアクティビティデータの保持期限の新しいポリシーを適用します。新しいポリシーでは、リードのアクティビティとキャンペーンメンバーのデータはアクティビティ発生日時から起算して過去 25ヶ月間保存され、特定のデータ量が多い（以降「ハイボリューム」と呼びます）アクティビティは発生日時から起算して過去 90日間保存されます。上記保持期限を超える場合のデータは利用できなくなります。

 

 

 

アクティビティと保持期限

データ保持期限のポリシーには アクティビティの性質によって2種類の考え方があります。1つ目は 12種類のハイボリュームのアクティビティは 90 日間の保持期限になります。そして2つ目はハイボリューム以外のアクティビティデータは 25ヶ月間の保持期限を持つようになります。

 

90 日の保持期限を持つアクティビティ

以下のハイボリュームのアクティビティは 90 日間保持されます。90 日を超えた段階で該当のアクティビティデータは削除されます。

 

90 日の保持期限を持つアクティビティ
  • リストに追加（Add to List）
  • スコアの変更（Change Score）
  • データ値の変更（Change Data Value）
  • ウェブページにアクセス（Visit Web Page）
  • ウェブページのリンクをクリック（Click Link on Web Page）
  • リードを Microsoft に同期（Sync Lead to Microsoft）
  • リードを SFDC に同期（Sync Lead to SFDC）
  • リードの更新を SFDC に同期（Sync Lead Updates to SFDC）
  • 商談の更新（Update Opportunity）
  • キャンペーンのリクエスト（Request Campaign）
  • 配信済みメール（Email Delivered）*
  • メールの送信（Send Email）*

 

注:「配信済みメール」と「メールの送信」アクティビティは、2020年8月31日に25ヶ月の保持期限から90日の保持期限に変更されました。 詳細はこちらをご覧ください。

 

25 ヶ月の保持期限を持つアクティビティ

以下のアクティビティは 25ヶ月間保持されます。25ヶ月を超えた段階で該当のアクティビティデータは削除されます。

  • 唯一の例外は新規リード（New Lead）アクティビティで、これは常にアクティビティログに表示されます。
カテゴリ 25 ヶ月の保持期限を持つアクティビティ
ウェブ
  • 予測コンテンツをクリック（Click Predictive Content）
  • RTP のコールトゥアクションをクリック（Click RTP Call to Action）
  • フォームの入力
    （Fill Out Form）
スマートキャンペーン
  • エンゲージメントプログラムに追加（Add to Engagement Program）
  • ウェブフックを呼び出し（Call Webhook）
  • リードパーティションの変更（Change Lead Partition）
  • エンゲージメントプログラム・ケイデンスを変更（Change Engagement Program Cadence）
  • エンゲージメントプログラム・ストリームの変更（Change Engagement Program Stream）
  • プログラムの成功を変更（Change Program Success）
  • 収益ステージの変更（Change Revenue Stage）
  • 収益ステージの手動変更（Change Revenue Stage Manually）
  • プログラムステータスの変更（Change Program Status）
  • データ値の計算（Compute Data Value）
  • リードの削除（Delete Lead）
  • Data.com で補完（Enrich with Data.com）
  • 注目のアクション（Interesting Moment）
  • リードのマージ（Merge Leads）
  • リストから削除（Remove from List）
  • ルールセットの解消（Resolve Ruleset）
  • テスト グループ報酬の変数（Reward Test Group Variant）
  • テスト スケジュールの変数（Schedule Test Variants）
  • アラートの送信（Send Alert）
  • エンゲージメントプログラム キャスト（Engagement Program Cast）
  • Marketo にリードをプッシュ（Push Lead to Marketo）
ソーシャル
  • 共有リンクをクリック（Click Shared Link）
  • コンテンツの共有（Share Content）
  • 投票に参加（Vote in Poll）
メール
  • メールをクリック（Click Email）
  • バウンスメール（Email Bounced）
  • ソフトバウンスメール（Email Bounced Soft）
  • メールを開く（Open Email）
  • 友達への転送メール受信（Received Forward to Friend Email）
  • 友達への転送メール送信（Send Forward to Friend Email）
  • メールの配信停止（Unsubscribe Email）
CRM Salesforce
  • 商談に追加（Add to Opportunity）
  • SFDC キャンペーンに追加（Add to SFDC Campaign）
  • 所有者の変更（Change Owner）
  • SFDC キャンペーン内のステータスの変更（Change Status in SFDC Campaign）
  • セールスメールをクリック（Click Sales Email）
  • リードのコンバート（Convert Lead）
  • SFDC からリードを削除（Delete Lead from SFDC）
  • リード割り当て済み（Lead Assigned）
  • 新規の SFDC 商談（New SFDC Opportunity）
  • セールスメールを開く（Open Sales Email）
  • セールスメールの受信（Receive Sales Email）
  • 商談からの削除（Remove from Opportunity）
  • SFDC キャンペーンからの削除（Remove from SFDC Campaign）
  • 不一致の解消（Resolve Conflicts）
  • SFDC アクティビティ（SFDC Activity）
  • セールスメールバウンス済み（Sales Email Bounced）
  • セールスメールの送信（Send Sales Email）
  • SFDC アクティビティ更新済み（SFDC Activity Updated）
  • SFDC リードのマージ（SFDC Merge Leads）
  • ケースに追加（Add to Case）
  • SFDC カスタムオブジェクトテストに追加（Add to SFDC Custom Object Test）
Microsoft Dynamics
  • 商談に追加【取引先担当者】（Add to Opportunity）
  • 商談に追加【取引先企業】（Add to Opportunity）
  • 商談からの削除【取引先担当者】（Remove from Opportunity）
  • 商談からの削除【取引先企業】（Remove from Opportunity）
  • 商談の更新【取引先担当者】（Update Opportunity）
  • 商談の更新【取引先企業】（Update Opportunity）
  • Microsoft からリードを削除（Delete Lead from Microsoft）
セグメンテーション
  • セグメントに追加（Add to Segment）
  • セグメントの変更（Change Segment​）
  

 

 

 

データへのアクセス

Marketo のデータ保持ポリシーは特定のハイボリュームのアクティビティに対しては 過去90日間、その他のアクティビティに対しては 過去25ヶ月間のデータを保持いたします。保持期限を超えたデータを保管しておきたい場合には、必要に応じて Bulk Extract API を利用してデータをエクスポートすることが可能です。エクスポート後に必要な形式に加工してマーケティング施策のためのデータとしてご活用ください。

 

影響範囲について

 

スマートリストのフィルター

90日を超えるハイボリュームのアクティビティもしくは25ヶ月を超えるその他アクティビティを条件に使用しているスマートリストフィルターは、参照すべきアクティビティが既にない状態です。データ保持期限を超えたアクティビティを条件として使っているフィルターを含むスマートリストやキャンペーンの結果には何も表示されません。

 

例

  • リードAに対して、1通目のメールを60日前に、2通目のメールを30日前に送信済みです
  • リードBに対して、1通目のメールを60日前に、2通目のメールを120日前に送信済みです

上記のシナリオでは、リードAのみがフィルター条件に合致します。

  • リードAは メール2通とも過去90日以内に送信されていますので、フィルター条件に合致します
  • リードBは 1通目のメールは過去90日以内に送信されていますが、2通目のメールは90日以上前に送信されているため、該当のアクティビティは既に削除されています。リードBのアクティビティには、1通目のメールの「メールの送信」アクティビティしか存在しないため、リードBはフィルター条件に合致しません

 

選択肢付きのフローステップ

フローステップには特定の条件に応じて処理を分岐するための選択肢の追加オプションがあります。リード属性に加えてリードがとったアクティビティを条件として選択することができます。フローステップで選択された条件がアクティビティを参照するものであれば、データ保持期間内のアクティビティのみが対象となります。

 

 

リードレコード

 

アクティビティログ

アクティビティログのデータは25ヶ月間保持され、25ヶ月より前（ハイボリュームは90日より前）のものは表示されなくなります。つまり現在から遡って過去25ヶ月間（ハイボリュームは90日間）のリードアクティビティは利用可能ということです。このポリシーにおいて一つだけ例外があり、それは「新規リード」アクティビティで、リードの作成日時がいつであろうと過去遡って全ての「新規リード」アクティビティが保持されます。

 

 

匿名リードの作成と 非匿名リードの作成の見分け方

リードが作成された時に、リード作成に関する情報が保存される場所はリードレコードの中に2箇所あります。1つ目はアクティビティログの中で、リードが非匿名になった（個人情報を獲得した）タイミングで表示されます。2つ目は リード情報タブの中で最初に匿名としてアクティビティがあったタイミングです。

 

非匿名リードの作成 - アクティビティログ

リードのアクティビティログの中に、リードが非匿名リードになった際に「新規リード」アクティビティが記録されます。このアクティビティは25ヶ月が経過しても削除されることがない唯一のアクティビティです。他のアクティビティと異なり、「新規リード」アクティビティは常にアクティビティログ内に保持されます。

 

匿名リードレコードの作成日 - リード属性

リードレコードのリード情報タブ内に表示されている最初の項目として「作成日」があります。これは最初にリードレコードが作成された正確な日時を示しています。リードが最初に匿名状態で作成されその後に非匿名になったとすると、この「作成日」の日時は最初に匿名リードとしてアクティビティが発生した日時を表します。

注: もしリードに匿名アクティビティがない場合でリストインポートか手動でのリード作成によって作成された場合、この日時は「新規リード」アクティビティと同じになります。

 

カスタムアクティビティ

カスタムアクティビティも新しいデータ保持期限ポリシーの対象となります。カスタムアクティビティを含む全てのアクティビティは25ヶ月経過すると削除されます。

 

プログラム

  • プログラムメンバーシップ

    プログラムメンバーシップのレコードは影響を受けません。25ヶ月より前にプログラムのメンバーになったリードは引き続き該当プログラムのメンバーのままです。

  • エンゲージメントプログラム

    エンゲージメントプログラムはメールを既に受け取っているリードに対して同じメールを送信することはありませんが、25ヶ月より前にメールを送信されているリードの場合はその限りではありません。

  • エンゲージメントプログラム遷移ルール

    Marketo のエンゲージメントプログラムはお客様がストリームの遷移ルールで設定した条件に基づいてリードを異なるストリームに移動させることができます。遷移ルールはあるストリームから次のストリームに移動するためにトリガーを使用します。アクティビティフィルターを含むフィルターも遷移ルールに追加することが可能です。

 

アクティビティフィルターをエンゲージメントストリームの遷移ルールに追加する場合は、データ保持期間内のアクティビティに対してのみ有効です。例えば、フィルターで使用するアクティビティが25ヶ月の保持期限を持つもので、かつ25ヶ月より前にアクティビティが発生した場合、遷移ルールはそのアクティビティを検索することができずフィルター条件に合致しないため、リードは新しいストリームに遷移しません。

 

注:  収益サイクルモデルの遷移でもこれと同様の挙動になります。詳細はこの後の「収益サイクルモデル遷移ルール」セクションをご覧ください。もし2年間同じエンゲージメントプログラムにリードが存在しているような状態であったり、2年以上前に作成されたメールコンテンツをリードに送っているようであれば、マーケティング戦略を考え直すよい機会かもしれません。

 

 

スマートキャンペーン

  • キャンペーンメンバーシップのレコードは最大25ヶ月まで保持されます。25ヶ月を超えるものは削除されます。
  • 「スマートキャンペーンのメンバー」のフィルターを使用したスマートリスト、キャンペーンそしてレポートは25ヶ月前までのキャンペーンメンバーシップを参照することができます。
  • ほとんどのアクティビティは Bulk Extract REST API​ を使ってエクスポートすることができますが、キャンペーンメンバーシップのアクティビティはエクスポートすることはできません。

 

 

収益サイクルモデル遷移ルール

収益サイクルモデルは収益モデルの遷移ルールで設定した条件に基づいて収益モデルのフェーズを通してリードを前に進めることができます。遷移ルールはトリガーを使って次のフェーズへ遷移します。アクティビティフィルターを含むフィルターも遷移ルールに追加することが可能です。アクティビティフィルターを収益モデルの遷移ルールに追加する場合は、データ保持期間内のアクティビティに対してのみ有効です。

 

例えば、フィルターで使用するアクティビティが25ヶ月の保持期限を持つもので、かつ25ヶ月より前にアクティビティが発生した場合、遷移ルールはそのアクティビティを検索することができずフィルター条件に合致しないため、リードは次の収益モデルフェーズに遷移しません。

 

 

レポート

Marketo の分析レポートはリードアクティビティのデータ保持期限の影響を受けます。リードのアクティビティログからデータを直接加工しているレポートは過去25ヶ月間のデータのみ表示可能です。またリードアクティビティを直接参照しないレポート（例えばレポートのスマートリストに追加されたフィルターがあるレポート等）も影響があります。リードのアクティビティを参照するフィルターは過去25ヶ月間のアクティビティのみ利用可能です。従ってアクティビティが25ヶ月よりも前に発生している場合は、レポートの結果が異なってきます。リードの属性（リードレコード内のフィールドの情報）を参照するフィルターはレポートへの変更はありません。

例:

「リード- ステータス別」レポートは初期状態ではリードのアクティビティからのデータを直接使っていませんが、レポートのスマートリストにフィルターを追加するとフィルターの種類によってはレポートの結果が影響を受ける可能性があります。

  • 「職位」のフィルターを追加した場合はレポートの結果には影響はありません。リードの属性はデータ保持期限の影響を受けないためです。
  • 「フォーム入力完了」のフィルターを追加した場合、レポートの結果に影響を与える可能性があります。参照するデータがリードのアクティビティログのため、最大25ヶ月しかデータを保持していないためです。

 

それぞれのレポートがどのように動作するかを正しく理解するために、 Data Retention Policy – Impact on Reporting を参照してください。

 

 

セールスインサイト（Sales Insight）

セールスインサイト（Sales Insight）は営業部門がリードや取引先責任者の情報を把握するためのオプション製品です。セールスインサイト内に表示されるデータは実際にはSalesforce に保存されているわけではなく、最新のデータを Marketo のデータベースから取得して表示しています。セールスインサイトを開いた際に、Marketo に対してAPI を呼び出し Salesforce 側にデータを持ってきます。セールスインサイトに表示されるデータはMarketo のリードレコードから直接取得するため、データ保持期限内のアクティビティのみが参照可能になっています。

 

リード & 取引先責任者ページ上でのセールスインサイト（Sales Insight）

リードや取引先責任者ページ内のセールスインサイトの画面には4つのタブ（注目のアクション、Web アクティビティ、スコア、メール）があります。これらの4つ全てのデータは、該当するリードのアクティビティログから取得されます。そのため各タブ内に表示されるデータは、最大25ヶ月分のアクティビティから取得できる情報となります。

 

例 - 注目のアクション

 

例 - メール:

 

Marketo Sales Insight タブ

リードと取引先責任ページ内のセールスインサイト画面とは別にツールバー上にもMarketo タブがあります。このタブ内のセールスインサイトでは「メール」だけが新しいポリシーの影響を受けます。その他の「最優先」「マイウォッチリスト」、「ウェブアクティビティ」、「匿名のウェブアクティビティ」には影響はありません。「メール」タブ内のアクティビティは Marketo のリードレコードから取得しています。そのため最大25ヶ月分のみが表示されます。

 

影響範囲ではない部分

 

アクティビティの同期のカスタマイズ

Marketo では Salesforce へ特定のアクティビティを同期するための手段を提供しています。セールスインサイトとカスタムアクティビティ同期は別々の機能ですがよく混同されることがあります。アクティビティ同期を設定するとアクティビティデータは Salesforce に送信されSFDC 内に保存されます。この時点でデータは SFDC 内に存在するため、今回のポリシー変更の影響は受けません。アクティビティ同期のカスタマイズを設定するには、[管理] > [Salesforce] > [同期オプションの編集] と進んでください。以下のようなダイアログが表示されます。

 

Salesforce に同期するアクティビティを選択すると、Salesforce 側のリード/取引先責任者のアクティビティ履歴に表示されるようになります。

 

Salesforce のリード/取引先責任者のアクティビティ履歴は Salesforce の中に存在するため、今回のポリシー変更による影響はありません。

 

今までのポリシーの種類

Marketo のアクティビティデータ保持期限ポリシーは、全ての Marketo 環境でデータ保持期限を標準化することが目的です。これまでは「デフォルト保持期限設定」、「旧保持期限設定」、「カスタム保持期限設定」の 3種類のデータ保持期限設定が存在しました。

 

これまで存在した全ての保持期限設定は、新しいポリシーで置き換えられます.

 

デフォルト保持期限設定

デフォルト保持期限設定は一番最近まで有効だったポリシーで大部分のお客様に適用されているものです。

  • ハイボリュームアクティビティはリードのアクティビティログに 90日間表示され、フィルターやレポートで参照可能です
  • 90日経過後は、該当のアクティビティはアーカイブ状態になりスマートリストやレポートでは参照不可になります
  • アーカイブされたアクティビティはリードのアクティビティログ上でのみ参照可能となります

注: 新しいデータ保持期限ポリシーが適用されると、ハイボリュームアクティビティは90日間のみ保持されアーカイブ機能もなくなります。

 

旧保持期限設定

旧保持期限設定は上記のデフォルト保持期限設定で置き換えられた古いポリシーになります。長期に渡りご利用いただいている数社のお客様のみがこの設定でご利用いただいています。この設定は、90日間保持された後にアーカイブされるアクティビティが 5種類であることを除くと、現在のデフォルト保持期限設定と同じ設定です。

90日後にアーカイブされるデフォルトハイボリュームアクティビティ 90日後にアーカイブされる旧ハイボリュームアクティビティ
  • リストに追加（Add to List）
  • スコアの変更（Change Score）
  • データ値の変更（Change Data Value）*
  • ウェブページにアクセス（Visit Web Page）
  • ウェブページのリンクをクリック（Click Link on Web Page）
  • リードを Microsoft に同期（Sync Lead to Microsoft）
  • リードを SFDC に同期（Sync Lead to SFDC）
  • リードの更新を SFDC に同期（Sync Lead Updates to SFDC）
  • 商談の更新（Update Opportunity）
  • キャンペーンのリクエスト（Request Campaign）
  • リストに追加（Add to List）
  • スコアの変更（Change Score）
  • データ値の変更（Change Data Value）*
  • ウェブページにアクセス（Visit Web Page）
  • ウェブページのリンクをクリック（Click Link on Web Page）

 

注: 新しいデータ保持期限ポリシーが適用されると、ハイボリュームアクティビティは90日間のみ保持されそれ以降は削除されます。

 

 

ハイボリュームアクティビティのアーカイブ

お客様の中にはリードアクティビティのアーカイブ表示機能をご利用いただいているお客様もいると思います。参考までに実際に削除される予定のアーカイブ機能をご紹介します。

 

アーカイブされたアクティビティは各リードレコード内のアクティビティーログでフィルターの設定を [カスタム] に変更すると表示されるようになります。

 

 

ダイアログが開きどのアクティビティを表示するかを選択することができます。アクティビティソースから [アーカイブ] を選択すると、90日経過してアーカイブされたハイボリュームアクティビティのみ表示することができます。

 

 

カスタム保持期限設定

お客様の中にはアクティビティログに表示されるハイボリュームアクティビティの保持期限を延長するカスタム設定をされているお客様もいらっしゃいます。カスタム保持期限設定がされている Marketo インスタンスでは、アクティビティソースの UI が表示されないためカスタムフィルターのオプションは利用できません。

 

 

その他の詳細情報の入手先

 

アクティビティデータ保持期限に関するウェビナー（英語）

ウェビナーでは、新しくなったアクティビティデータ保持期限ポリシーの説明や、データ保持期限を延長するためのオプション、アクティビティデータのエクスポートについてご紹介しています。またQ&A も含まれています。:  Video Link : 2314

 

概要 & FAQ 資料

概要とFAQ に関してはこちらの資料をご参照ください: Marketo アクティビティデータ保持期限ポリシー - 概要 & FAQ

 

Marketo アクティビティデータ保持期限ポリシー

データ保持期限ポリシーの正式な文書に関してはこちらをご覧ください: Marketo アクティビティデータ保持期限ポリシー

 

データ保持期限ポリシー - レポーティングへの影響

分析レポートへの影響はこちらをご覧ください:Marketo Activities Data Retention Policy – Impact on Reporting

 

保持期限ポリシーを超えたアクティビティデータを保存したい場合

以下の2つのリンク先の文書をご参照ください。

Storing Activity Data Beyond Retention Policy （英語）

Maintaining a Directory of Leads Bouncing Emails （英語）

 

Bulk Extract API

Bulk Extract API​ の利用方法に関してはリンク先のドキュメント（英語）をご覧ください。

 

Marketo カスタマーサポートへのお問い合わせ

追加のご質問がある場合はカスタマーサポートまでお問い合わせください。

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