定期セミナーの運用に工数かかりすぎ！セルフサービスでいいんじゃない？を実現しました

こんにちは、宮下です。

わたしのところでは、月に20本以上の定期トレーニングを開催していて、その運用をMarketoを使って、どれくらい省力化できるかを試行錯誤した結果、

受付の無人化、セルフサービスチェックインの仕組みをMarketoだけで作りましたので、それを紹介します。

セルフチェックインのために必要なもの

①セルフチェックイン用のLP（メールアドレスとSubmitボタンだけ）と

②チェックイン完了のLP（当該セミナーの資料や会場のマップなどを表示）

だけです。

申込から当日の会場でのチェックインの流れ

【セミナー申込】

LP＋Formで申込受付。普通のLPです。

申込受付完了メールを自動返信　★このメールに上記の①セルフチェックイン用のLPのURLを記載します。受付はないということも明記。

【セミナー前日】

リマインダーメールの配信。★このメールにも①セルフチェックイン用のLPのURLを記載します。

「セルフチェックインになっています。席は自由です。着席したらこのURLからチェックインの手続きをしてください」と目立つように書いてある。

【当日】

受講者が会場到着

　会場に到着したら席を見つけて座る。

　PCか、スマホからリマインドメールを開いて①セルフチェックイン用のJPのURLのをクリック。

　チェックイン用LPが開く。

　チェックイン用LPから申込時のメールアドレスをフォームに書いてチェックインボタンをクリック。

　チェックインボタンをクリックするとチェックイン完了画面に遷移（セミナーの資料や会場の見取り図、Wifiの接続情報などが表示）

チェックイン後

　チェックインのフォームがエントリーのトリガーキャンペーンがキックされる

　　出席者のリストに追加

　　１時間後に「受講者フィードバックの回答のお願いのメール」送信

受講後

　コース完了後、「手元のPC、スマホにフィードバックの回答のメールが届いているので、お帰りになる前にそちらに回答

　してください」というアナウンスを講師がする。アンケートはGoogle Form。

　流れで個別に講師への質問の列ができる。

デメリット（限界）

チェックインのフォームにエントリーするメールアドレスと申込のときのメールアドレスを違うメールアドレスを入れてしまう、うっかりTypoしてしまう可能性もあり、完璧に自動化された出欠管理はできないです。Typoがあっても、申込者のリストと付け合わせれば、簡単に特定できます。

メリット

この仕組が稼働してから、講師一人で全部を回せるようになりました。

今までにかかっていた工数

　セミナーの開始15〜30分前から開始後30分ぐらいまで受付

　受付でもらった名刺で出欠のフラグを立てる

　アンケート用紙の印刷、回収、転記

この仕組みをベースにさらにトークンを使ってMarketoで可能な限りの省力化をしました。

運用を自動化、省力化、テンプレート化することで、コンテンツを磨く側に講師の頭脳を使ってもらえるようになりましたし、

トークン化をすることで、講座の内容の更新も１ソースで変更修正できるようなり、あらたなコンテンツを試したり、

メール、LPのABテストしたりということもできるようになりました。

定期セミナーを回数多く開催している方にはおすすめです。

キャンペーンの中身など、詳しい情報が知りたい方は、コメントください。

チェックイン用の画面とチェックイン完了画面のスクリーンショットを貼っておきました。